Het belang van reistijd in capaciteitsplanning

De unieke rol van reistijd in capaciteitsplanning

Het plannen van de buitendienst brengt een bijzonder gegeven met zich mee voor de capaciteitsplanning: namelijk het plannen van reistijd. Dit gegeven valt niet onder werktijd/sleuteltijd, maar is ook niet zuiver onder indirecte of improductieve tijd te plaatsen. Want zonder reistijd worden geen orders gereden. Het is dus echt een ander categorie en heeft ook apart aandacht nodig, wil je capaciteitsplanning effectief uitvoeren. Het is aan te raden om de berekening van reistijd apart op te nemen in je capaciteitsplan, zodat je parameters kunt monitoren en aanpassen waar nodig.

Reistijd en arbeidswetgeving

Volgens arbeidswetgeving heeft het verschil tussen reistijd in eigen tijd en reistijd als werktijd te maken met gezag. Vooral met betrekking tot de reistijd tussen thuisadres en eerste klant worden veelal aparte afspraken opgenomen in arbeidscontracten of organisatiebeleid. Denk aan een afspraak waarbij het eerste deel van de reistijd voor de medewerker is en de rest voor de organisatie. Voor je capaciteitsplanning is dit onderscheid vooral belangrijk voor je registratie en realisatie: het deel van de reistijd in “eigen tijd” wordt vaak niet geregistreerd, maar er zijn vanuit organisatie en medewerker wel verwachtingen hierover. Hoe laat is wenselijk om de laatste order te laten aflopen, ook rekening houdend met de reistijd naar huis?

Waarom reistijd en werktijd scheiden?

Het is onwenselijk om reistijd en sleuteltijd op één hoop te gooien. Ten eerste omdat je dan geen onderscheid kan maken, waardoor de informatie uit je realisatie minder waardevol wordt. Ten tweede, omdat je deze twee onderdelen niet apart kunt besturen in je capaciteitsmodel en dan wordt het lastiger om goede scenario’s te ontwikkelen.

Onderzoek en afstemming tussen werkaanbod en capaciteit

Onderzoek naar reistijd zal veel blootleggen over de afstemming tussen werkaanbod en capaciteit. Dit komt omdat veel reistijd er doorgaans op wijst dat medewerkers niet op de juiste tijd of plek gepland worden. Tijdens dit onderdeel is het waardevol om uit te zoomen: hoe is het werk regionaal verspreid en hoe is de capaciteit verspreid? Houd hier ook rekening met het verschil in werkaanbod gedurende de week en de dag.

Tactische en strategische overwegingen

De doelstellingen van de organisatie met betrekking tot afhandeltijd en servicetijd zullen van invloed zijn op hoe groot het probleem is van ineffectieve reistijd. Maar uiteindelijk zal hoge reistijd altijd wijzen op een discrepantie tussen aanbod en capaciteit. Dit zijn zaken die vaak op tactisch en strategisch niveau aangepakt moeten worden: moet er personeel geworven worden in andere regio’s? Of juist extra werk gezocht worden in regio’s met overcapaciteit? Hoeveel mag onze dienstverlening kosten en hoe erg vinden we stilstand van onze medewerkers? Je capaciteitsplanning geeft zo waardevolle informatie voor je poulemanagement. Cruciaal in het vraagstuk over regionale spreiding is wat wenselijk is qua reistijd voor de organisatie. Hiervoor is het belangrijk om verschillende belanghebbenden te betrekken: wat voor de manager op kantoor een ideale reistijd is, is wellicht anders voor de medewerker die achter het stuur zit.