De kanteling van werktijden: Draagvlak en Teaming

“In dit artikel uit het onderdeel “Draagvlak” wil ik aandacht vestigen op de rol van het team.”

De kanteling van werktijden bestaat projectmatig uit de volgende onderdelen:

1. Start
2. Beleid
3. Organisatorische inrichting
4. Draagvlak
5. Operationele fase

Ieder onderdeel deelt zich weer op in verschillende deelonderwerpen. Het geheel vormt een projectplan. Dit plan is als tool te gebruiken bij de kanteling binnen de organisatie. Vraag het plan op door een mail te sturen naar pepijn@spril.nl en pas het toe.

In een serie artikelen behandelen we iedere keer een onderdeel uit het projectplan. Steeds een onderwerp dat een belangrijk punt markeert of in de praktijk de meeste problematiek met zich meebrengt.

Teaming

Voor de teams die met de kanteling van werktijden te maken krijgen, moeten een aantal punten glashelder zijn:

1. Op welke wijze de invloed op het rooster verandert.
2. Wat wel en wat niet. Ook het waarom.
3. Wat de verantwoordelijkheid van het team en het individu is.
4. Hoe die verantwoordelijkheid vastgesteld is.
5. Hoe het team hiermee aan de slag kan, met systemen en ondersteuning.

Het bovenstaande is voor een groot deel samen te vatten in het onderstaande schema:

In het bovenstaande schema is gemarkeerd wie binnen de planorganisatie verantwoordelijk is voor welk onderdeel in het planproces. In dit schema is bijvoorbeeld de IST situatie van een organisatie weergegeven.

De SOLL situatie na de kanteling zou er bijvoorbeeld zo uit kunnen zien:

Je ziet hier een kanteling naar een volledig autonoom team dat op basis van de vastgestelde zorgvraag zelf invulling geeft aan het grootste deel van het planproces.

Daarom is teaming zo belangrijk. De kanteling stelt letterlijk: “de volgende onderwerpen worden in ieder geval in het kader opgenomen: de invloed en zeggenschap van de werknemer bij het vormgeven en vaststellen van de werktijden van de werknemer”.

Als je het team niet of te laat meeneemt in het proces van de kanteling, staat de uitkomst van het hele traject vroegtijdig vast: veel weerstand en in het ergste geval uitstel. En je weet wat er van uitstel komt…

Teams kunnen op verschillende manieren worden betrokken. Hieronder een overzicht van de belangrijkste vier mogelijkheden:

• Zorg voor draagvlak. Planners, teamleiders, leidinggevenden en uiteraard de medewerker zelf… Ze moeten er allemaal bij betrokken worden.
• Investeer in coaches op de werkvloer. Deze kunnen de teams begeleiden, motiveren en vooral bij de hand nemen in de eerste lastige fase wanneer alles anders is.
• Bepaal als organisatie wat zelf- of teamroosteren nu eigenlijk betekent.
• Meet en weet. Weet hoe de stand van zaken is op het gebied van medewerkerstevredenheid.

Hoe te communiceren

Gebruik alle mogelijke middelen die intern beschikbaar zijn binnen de organisatie. Denk hierbij aan nieuwsbrieven via e-mail of post, bulletins op de afdelingen, het intranet, maar ook aan communicatiemogelijkheden die er nu al zijn, maar vaak onbenut blijven. Onderzoek of huidige systemen deze mogelijkheden hebben. Ook kun je denken aan klankbordgroepen, een discussieavond, of ludieker: een avond op een bijzondere plek, alwaar je de kanteling aftrapt. Maar voorkom in alle gevallen, koste wat het kost, eenrichtingsverkeer.

De kanteling van werktijden is meer dan alleen een verschuiving naar meer invloed op het rooster door de medewerker. Het is een verandertraject met een flink besparingspotentieel!