Capaciteitsplanning: centraal of decentraal?

Wat houdt capaciteitsplanning in

Capaciteitsplanning betreft het geheel van beslissingsprocessen om ervoor te zorgen dat je op alle momenten de benodigde medewerkers en middelen beschikbaar hebt om het werk op de juiste manier af te handelen. Hier komen grofweg twee zaken bij kijken: 1) zorgen voor de benodigde ‘resources’ (mensen, middelen, techniek) op het juiste moment en plek en 2) de taken uitvoeren die nodig zijn op dat moment. Bij personeelsplanning zijn we vooral bezig met de eerste stap die ook als voorwaarde geldt voor de tweede stap. Het is erg moeilijk om de juiste dingen te doen als je niet de juiste middelen of mensen tot je beschikking hebt. Denk maar aan een contactcenter waar niet genoeg medewerkers zijn ingeroosterd en de wachtrij pas onder de tien klanten duikt als het sluitingstijd is. Of een verpleegafdeling waar twee verplegers de benen uit hun lijf lopen om alle patiënten te verzorgen. Het is op zo’n moment, wanneer er niet de juiste resources zijn, lastig(er) voor de medewerkers om de juiste dingen te doen. Als we het hele planningsproces visueel weergeven, is er sprake van een cyclus met zes stappen, waarbij alle processtappen met elkaar zijn verweven:  

Capaciteitsplanning is het procesgedeelte waarin de vertaling wordt gemaakt van voorspellen naar plannen, door het werk dat is voorspeld en de parameters die daarbij horen te vertalen naar FTE of formatie. Dit proces mits goed ingericht zorgt voor flexibiliteit. Naast flexibiliteit, is het hoofddoel van capaciteitsplanning ook kostenefficiëntie: goed inzicht verkrijgen en blijven houden in de kosten die gemaakt (zullen) worden door het uitvoeren van de planning. Personeelskosten zijn vaak een van de grootste kostenposten in een organisatie, dus inzicht en grip op je inzet is een onmisbare stap van je planningsproces. 

Niveaus aan capaciteitsplanning

Hoe je capaciteitsplanning uitvoert, hangt af van welk tijdshorizon relevant is. Je kunt vier niveaus onderscheiden: strategisch, tactisch, operationeel en realtime. Waar het op operationeel niveau vooral gaat om het inzichtelijk maken (en houden) van beschikbaar personeel, ligt de nadruk op strategisch niveau vooral op het beheersbaar houden van kosten en in kaart brengen van de benodigde vaardigheden en resources die toekomstige ontwikkelingen met zich meebrengen. Dit is waarom capaciteitsplanning één van de meest gevarieerde onderdelen is van het planningsproces: je bent aan de ene hand heel concreet bezig met hoeveel capaciteit er is op een bepaald moment, terwijl je daarnaast ook strategisch kijkt naar hoe je capaciteit effectief kunt inzetten of beschikbaar kunt maken.  

Meer weten hierover? In de whitepaper Centraal of decentraal gestuurde planning – wat past bij mijn organisatie? lees je: 

• Wat houdt effectieve capaciteitsplanning in? 
• Wat is het verschil tussen centraal en decentraal gestuurde capaciteitsplanning? Welke voor- en nadelen zijn er? 
• Hoe start je de verandering in jouw organisatie? Ga aan de slag in drie stappen.